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Nómina y Fiscal

CFDI 4.0 para Nómina - La Guía Que Hubiera Querido Leer en 2023

Todo sobre el timbrado CFDI 4.0 de nómina en México - requisitos, errores comunes, validaciones del SAT y cómo evitar rechazos.

JDJane Doe
6 minutes read
CFDI 4.0 nómina digital

¿Por Qué Este Artículo Existe?

Porque el CFDI 4.0 para nómina es un dolor de cabeza para el 90% de los contadores y departamentos de RH en México. Y la mayoría de las "guías" que encuentras en Google son:

  1. Copies del Anexo 20 del SAT (completamente inútiles)
  2. Promociones disfrazadas de artículos técnicos
  3. Información desactualizada de 2022

Este artículo es diferente. Aquí está lo que realmente necesitas saber para timbrar nómina sin morir en el intento.

CFDI 4.0: Lo Básico Sin Fluff

El Comprobante Fiscal Digital por Internet versión 4.0 para nómina entró en vigor el 1 de enero de 2022. Si todavía timbras con versión 3.3, técnicamente estás incumpliendo (aunque el SAT ha sido... digamos, "tolerante").

¿Qué Cambió del 3.3 al 4.0?

Los grandes cambios que SÍ te afectan:

  1. Código postal obligatorio en domicilio fiscal

    • Antes: Opcional
    • Ahora: Requerido y validado contra catálogo del SAT

  2. Régimen fiscal del receptor (empleado)

    • Antes: No se incluía
    • Ahora: Campo obligatorio (usualmente 605 - Sueldos y Salarios)

  3. Exportación

    • Todos los recibos de nómina deben incluir Exportación="01" (No aplica)

  4. Validaciones más estrictas

    • El SAT rechaza más cosas que antes
    • Los errores son menos perdonables

Lo que NO cambió (sorprendentemente):

  • La estructura del complemento de nómina sigue siendo 1.2
  • Los cálculos de ISR e IMSS son los mismos
  • El proceso de timbrado es idéntico

Anatomía de un CFDI 4.0 de Nómina Perfecto

Estructura Básica

<cfdi:Comprobante
  Version="4.0"
  Serie="NOM"
  Folio="12345"
  Fecha="2025-01-15T10:30:00"
  FormaPago="99"
  TipoDeComprobante="N"
  Exportacion="01"
  LugarExpedicion="06600"
  ...>
 
  <cfdi:Emisor Rfc="AAA010101AAA" Nombre="Mi Empresa SA" RegimenFiscal="601"/>
 
  <cfdi:Receptor
    Rfc="XAXX010101000"
    Nombre="Juan Pérez"
    DomicilioFiscalReceptor="01000"
    RegimenFiscalReceptor="605"
    UsoCFDI="CN01"/>
 
  <cfdi:Conceptos>
    <cfdi:Concepto
      ClaveProdServ="84111505"
      Cantidad="1"
      ClaveUnidad="ACT"
      Descripcion="Pago de nómina"
      ValorUnitario="10000.00"
      Importe="10000.00"
      Descuento="2000.00"/>
  </cfdi:Conceptos>
 
  <cfdi:Complemento>
    <nomina12:Nomina ... />
  </cfdi:Complemento>
</cfdi:Comprobante>

Campos Críticos Que SIEMPRE Debes Validar

1. LugarExpedicion

  • Qué es: Código postal de donde se expide el CFDI
  • Error común: Poner el código postal de la matriz cuando hay sucursales
  • Solución: Usa el CP del establecimiento que paga la nómina

2. DomicilioFiscalReceptor

  • Qué es: Código postal del empleado (de su constancia de situación fiscal)
  • Error común: Usar el CP de la empresa o de la oficina
  • Solución: Pedir al empleado su constancia actualizada del SAT

3. RegimenFiscalReceptor

  • 99.9% de los casos: Usa 605 (Sueldos y Salarios)
  • Excepción: Si el empleado tiene otro régimen (asimilados, honorarios con retención)

4. UsoCFDI

  • Para nómina: Siempre CN01 (Nómina)
  • No uses: G03 (gastos en general) ni P01 (por definir)

Los 5 Errores Más Caros (Y Cómo Evitarlos)

Error #1: Código Postal Incorrecto

Síntoma: El SAT rechaza el timbrado con error de validación

Causa: El código postal del empleado no coincide con los catálogos del SAT

Solución:

# Valida el CP antes de timbrar
https://www.sat.gob.mx/consulta/55041/consulta-codigo-postal

Error #2: RFC Genérico Mal Usado

Síntoma: Auditorías del SAT o rechazo de deducción de ISR

Causa: Usar XAXX010101000 para empleados con RFC real

Solución:

  • Solo usa RFC genérico para extranjeros SIN RFC
  • Solicita RFC a todos los empleados mexicanos (sí, incluso becarios)

Error #3: Percepciones y Deducciones Mal Clasificadas

El clásico:

  • Poner aguinaldo como percepción ordinaria (debe ser 002 - Aguinaldo)
  • Prima vacacional sin exentar lo correcto
  • Fondo de ahorro mal categorizado

Solución: Estudia el catálogo completo de tipos de percepciones y deducciones del Anexo 20.

Error #4: No Incluir Información del Patrón Registral

Si tu empresa tiene registro patronal del IMSS diferente por sucursal, DEBES incluir:

<nomina12:Emisor
  RegistroPatronal="A1234567890"/>

No es opcional si tienes múltiples registros patronales.

Error #5: Timbrar Recibos con Errores de Cálculo

El horror:

  • ISR calculado incorrectamente
  • Días de aguinaldo que no cuadran
  • Subsidio al empleo mal aplicado

La realidad cruel: Una vez timbrado, NO puedes "corregir" un CFDI. Solo cancelas y vuelves a timbrar (y eso genera problemas con el SAT si lo haces mucho).

Solución: Valida TRES VECES antes de timbrar.

Checklist Pre-Timbrado (Imprime Esto y Pégalo en Tu Escritorio)

Antes de enviar a timbrar:

  • RFC del empleado validado contra constancia de situación fiscal
  • Código postal del empleado actualizado (menos de 6 meses)
  • Cálculo de ISR revisado manualmente
  • Percepciones clasificadas según catálogo del SAT
  • Deducciones clasificadas según catálogo del SAT
  • Subsidio al empleo calculado correctamente (si aplica)
  • Días trabajados = días del periodo
  • Registro patronal correcto (si tienes varios)
  • LugarExpedicion = CP de la sucursal que paga
  • TipoContrato, TipoJornada, TipoRegimen correctos

Herramientas Que Te Salvarán La Vida

1. Validador de XML del SAT

Antes de timbrar, valida tu XML aquí: https://www.sat.gob.mx/aplicacion/42150/valida-tu-comprobante-digital-por-internet-(cfdi)

2. Catálogos Actualizados

Descarga los catálogos en Excel del Anexo 20: http://omawww.sat.gob.mx/tramitesyservicios/Paginas/anexo_20.htm

3. Calculadora de ISR y Subsidio

No confíes ciegamente en tu software. Valida con calculadoras independientes.

Qué Hacer Si Te Rechazaron Un CFDI

Paso 1: Identifica el Error

El PAC te dará un código de error. Los más comunes:

  • CFDI33101: Error en la estructura del XML
  • CFDI33102: RFC inválido
  • CFDI33103: Código postal no encontrado en catálogo

Paso 2: Corrige Y Re-Genera

NO intentes "parchear" el XML. Re-genera desde tu sistema de nómina.

Paso 3: Valida Antes de Reintentar

Usa el validador del SAT ANTES de enviar de nuevo al PAC.

Paso 4: Si Sigues Trabado

  1. Revisa el Anexo 20 (busca el error específico)
  2. Contacta a tu PAC (sí, tienen soporte técnico)
  3. Consulta con un contador especializado en nómina

Mitos y Realidades del CFDI 4.0

Mito: "Si el SAT no me ha dicho nada, está bien"

Realidad: El SAT revisa a posteriori. Pueden multarte años después.

Mito: "Mi software lo hace todo automático"

Realidad: Los software tienen errores. TÚ eres responsable del cumplimiento.

Mito: "Puedo cancelar y re-timbrar sin problema"

Realidad: Cancelaciones frecuentes levantan alertas en el SAT. Hazlo solo cuando sea indispensable.

Mito: "Los empleados no revisan sus recibos"

Realidad: El SAT sí los revisa. Y cada vez más empleados saben que pueden deducir impuestos con CFDIs correctos.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo timbrar nómina quincenal y mensual con el mismo CFDI?

No. Cada periodo de pago requiere su propio CFDI.

¿Qué hago si un empleado perdió su RFC?

Puede descargarlo de sat.gob.mx con CURP y contraseña. Si no tiene cuenta, debe tramitarla.

¿Cuánto tiempo tengo para timbrar después del pago?

Legalmente, antes del fin del periodo de pago. En la práctica, lo antes posible.

¿Puedo timbrar recibos de nómina atrasados?

Sí, pero con la fecha del periodo correspondiente. Ojo: el SAT puede preguntar por qué tardaste tanto.

La Verdad Incómoda

El CFDI 4.0 de nómina es complicado porque el sistema fiscal mexicano es complicado. No hay forma de hacerlo "súper fácil" sin arriesgar errores.

Tu mejor apuesta:

  1. Entiende lo básico (este artículo)
  2. Usa buen software (que valide antes de timbrar)
  3. Ten un contador que sepa de nómina (no todos saben)
  4. Revisa manualmente los primeros 10 timbrados de cada mes

¿Es tedioso? Sí. ¿Es necesario? Absolutamente. ¿Puedes automatizarlo eventualmente? Con el sistema correcto, sí.

Recursos Adicionales

Última actualización: 10 de enero de 2025. Este artículo refleja la legislación vigente a esa fecha. Consulta siempre a un contador certificado para tu caso específico.