Tienes clientes que te encantan y te están costando dinero.
Los dos datos existen por separado: lo que facturas y lo que el equipo trabajó. Juntarlos es lo que te dice cuál de tus cuentas te está financiando y cuál te está drenando.
Agencias de marketing, despachos de ingeniería, consultorías y estudios de diseño.
Así se ve tu mes hoy
No sabes qué cuenta te está costando dinero.
Sabes cuánto facturas por cliente. Cuánto te cuesta atenderlo es una suma que nadie hace, porque está repartida entre horas, gastos y quien lo aguantó.
Las horas se registran cuando alguien se acuerda.
El viernes a las seis, de memoria y hacia atrás. Ese dato no sirve para cobrar y menos para decidir.
Los gastos de producción se van sin dueño.
Impresión, fotógrafo, licencia, viaje. Se pagaron para un cliente y quedaron cargados a la empresa.
El retainer se factura igual y el trabajo no.
Hay meses en los que el cliente pidió el doble. Se entregó, se facturó lo de siempre y nadie tuvo el número para sentarse a renegociar.
Qué cambia en tu mes
Cada cuenta tiene su número.
Horas y gastos cargados por cliente, contra lo que le facturas. La conversación de renovar deja de ser sobre la relación y pasa a ser sobre el margen.
Las horas se cargan donde se trabajan.
Por proyecto y por cliente, no al final de la semana. Es el único dato del que depende todo lo demás en este giro.
El gasto sale con dueño.
Compras ligadas a proyecto, con autorización. Lo que se compró para una cuenta pesa en esa cuenta.
Facturas contra lo entregado.
Avance por hito y por entregable, y facturación por avance sobre ese dato. Sirve igual para el proyecto cerrado que para el retainer.
No le tienes que explicar qué es tu operación.
Viene preconfigurado para tu giro. Estos conceptos no se configuran desde cero, ya están:
- Cuenta y proyecto
- Horas por persona
- Tarifa por perfil
- Gasto reembolsable
- Entregable
- Facturación por avance
- Rentabilidad por cliente
- Varias unidades de negocio
Lo que necesitamos de tu lado
Te lo decimos antes de firmar, no en la semana tres. En este giro son tres cosas.
- Que el equipo cargue horas. Es lo único de esta lista que no podemos hacer por ti, y es de lo que depende todo lo demás.
- Que alguien defina qué es un proyecto y qué es trabajo de casa.
- Una tarifa por perfil, aunque sea aproximada. Sin costo por hora no hay rentabilidad por cuenta.
Lo que nos preguntan en agencias
- Trabajo por retainer, no por proyecto. ¿Aplica?
- Aplica. El retainer se lleva como un proyecto que se repite: cargas horas y gastos igual, y la facturación va por avance o por periodo. Lo valioso es justo lo que hoy no ves, que es cuánto trabajo real llevó ese retainer.
- Mi equipo odia cargar horas. ¿Qué tan grave es?
- Grave, y te lo decimos antes de firmar. Sin horas cargadas no hay rentabilidad por cuenta, y ningún sistema lo resuelve solo. Lo que sí hacemos es que cargarlas sea rápido y que dirección respalde el hábito en el arranque, porque si no, se cae a la tercera semana.
- ¿Y si además revendo producto o licencias?
- Entonces tocas las dos verticales. Se revisa en el diagnóstico: casi siempre se resuelve llevando el proyecto en Servicios y la reventa con el inventario de Comercio, en la misma cuenta.
Las demás están en las preguntas generales.