Qué tener listo antes de cambiar de sistema
Los proyectos de ERP casi nunca se caen por el software. Se caen por cinco cosas que nadie preparó, y las cinco son del lado del cliente.
Para quien ya decidió cambiar, o está a punto.
Cuando una implementación de ERP sale mal, la conversación siempre termina en el software. Casi nunca fue el software. Fue que del lado del cliente nadie tuvo tiempo de decidir, y el proyecto se quedó esperando respuestas que nunca llegaron.
Esta lista sirve con cualquier proveedor, incluidos los que no somos nosotros. Si vas a cotizar, llévala a la mesa: la reacción de quien te está vendiendo ya te dice bastante.
1. El catálogo depurado
Es el trabajo más grande y el que menos se ve. No es cargar diez mil claves: es decidir cuáles de esas diez mil son la misma cosa escrita de tres formas distintas por tres personas distintas en tres años distintos.
- Un producto, una clave, aunque tres proveedores lo llamen distinto.
- Un cliente, una clave, aunque tenga tres sucursales y dos RFC.
- La unidad de compra y la unidad de venta bien puestas, si no son la misma.
- Sin claves inventadas del tipo VARIOS, GENERICO o SIN CLAVE.
2. Los saldos de arranque
Cuánto te deben, a quién le debes y qué hay en el almacén, el día del corte. Corroborados contra tus cifras, no contra lo que diga el sistema viejo.
Es la parte donde más vale la pena ser terco. Si arrancas con saldos que no cuadran, todo lo que salga después va a estar mal y nadie va a saber si es el sistema o el arranque.
3. Quién autoriza qué
Una compra, un descuento, una devolución, un ajuste de inventario, una contratación. Si hoy la respuesta depende de a quién le preguntes, ningún sistema lo va a resolver por ti: lo único que hace el sistema es obligarte a escribirlo.
Escríbelo antes de firmar. Es una hoja y es la conversación más incómoda del proyecto, porque le quita discrecionalidad a gente que lleva años teniéndola.
4. Un dueño del proyecto
Alguien de tu lado que decida y conteste, no que asista a las juntas. Sin eso el proyecto se detiene esperando respuestas, y el reloj corre igual.
- Que pueda decidir, no solo transmitir.
- Que conteste dudas de datos en menos de veinticuatro horas.
- Que tenga tiempo asignado de verdad, no encima de su trabajo completo.
- Que dirección lo respalde en público, no nada más en privado.
5. Tiempo para capacitar a quien captura
La gente que captura es la que hace que los números sirvan, y suele ser la última en enterarse de que va a cambiar el sistema. Necesitan tiempo asignado y necesitan que dirección los respalde cuando al principio vayan más lento.
Lo que no hace falta que tengas listo
- Procesos documentados en un manual. Sirve, pero no es requisito.
- Un área de sistemas. La mayoría de las operaciones que cambian de ERP no tienen una.
- Haber decidido todo. Parte del diagnóstico es justamente ayudarte a decidir.
- Inventario perfecto. Perfecto no existe; contado sí.
Dónde entra Quantix
Estas cinco cosas son literalmente lo que Quantix le pide a un cliente, y por eso hay una sección entera de la página dedicada a decirlas antes de firmar. La migración de catálogos, saldos e historial va incluida en el arranque, pero la decisión de qué se queda y qué se va sigue siendo tuya.