Cómo depurar un catálogo lleno de duplicados

Un catálogo que creció diez años tiene la misma pieza dada de alta tres veces: una como la escribió el dueño, otra como la escribió quien entró en 2018, otra como venía en el archivo del proveedor. Las tres tienen existencia parcial y las tres mienten.

Este trabajo se puede hacer con el Excel que ya tienes, y conviene hacerlo antes de cambiar de sistema, no durante. Si lo dejas para la migración, se convierte en el cuello de botella del proyecto.

Antes de tocar nada: dos decisiones

Estas dos definen todo lo demás, y no las puede tomar un proveedor por ti.

1. 01Qué hace única a una clave¿La marca cuenta? ¿La presentación? ¿El color? Si vendes tornillos de la misma medida en dos marcas, ¿son una clave o dos? No hay respuesta correcta: hay una que tú necesitas y que hay que escribir.
2. 02Cómo se van a llamar de ahora en adelanteUna estructura de nombre, aunque sea simple: qué va primero, qué va después, si se abrevia o no. Sin eso, en un año vuelves a tener duplicados.

Cómo encontrar los duplicados

En orden, del que más pesca al que menos. Los tres primeros suelen resolver la mayor parte:

• Por código de barras o número de parte del fabricante: si dos claves comparten uno, son la misma cosa. Es el más confiable.
• Por descripción normalizada: quita acentos, espacios dobles y mayúsculas, y ordena alfabéticamente. Los duplicados quedan pegados y saltan a la vista.
• Por existencia cero y sin movimiento: casi siempre son la versión vieja de algo que ya se volvió a dar de alta.
• Por precio idéntico y descripción parecida: el último filtro, el que más falsos positivos da.

Cómo fusionar sin perder historia

1. 01Elige la clave que sobreviveLa que tenga el nombre mejor escrito, no la que tenga más existencia. La existencia se suma; el nombre se hereda.
2. 02Suma las existencias y anota de dónde salieronVas a querer ese rastro si algo no cuadra en el conteo.
3. 03Guarda las claves viejas como alias, no las borresAlguien va a buscar por la clave vieja durante meses. Un alias que apunta a la clave buena evita que la vuelvan a dar de alta.
4. 04Marca la vieja como inactiva, no la eliminesSi la borras, se lleva el historial de compras y ventas.

Y que no vuelva a pasar

• Una sola persona da de alta claves nuevas. Es la regla que más previene y la que menos cuesta.
• Antes de dar de alta, buscar. Suena obvio y es justo lo que no se hace.
• Nada de claves comodín: VARIOS, GENERICO, SIN CLAVE. Cada una es un agujero por donde se pierde el inventario.
• Revisar altas nuevas una vez al mes. Quince minutos.

Es trabajo aburrido y no lo va a hacer nadie de fuera, porque solo alguien de tu operación sabe si esas dos claves son la misma pieza. Lo que sí puede hacer alguien de fuera es la mecánica: encontrar los candidatos y aplicar las decisiones que tú tomes.