Cómo saber si un proyecto va ganando antes de entregarlo
Enterarte al cierre no es enterarte: es hacer una autopsia. Con tres datos se puede saber mientras todavía se puede hacer algo.
Para quien vende horas: constructoras, integradores, despachos, agencias.
En las empresas que venden proyectos, el margen se conoce al final. Se entrega, se factura todo, se suman los gastos y ahí aparece el número. Si salió mal, ya no hay nada que hacer más que aprender, que es una forma amable de decir que se perdió el dinero.
Un proyecto se corrige mientras corre. Y para corregirlo mientras corre hacen falta tres datos, no un sistema.
Dato 1: las horas, cargadas donde se trabajan
Es el más difícil de los tres y del que dependen los otros dos. No sirve que se carguen el viernes de memoria y hacia atrás: para el viernes ya nadie se acuerda si el martes fueron tres horas o seis, y el número queda inventado con buena fe.
- Diario, no semanal. Dos minutos al final del día.
- Por proyecto, no por actividad. La actividad da igual; el proyecto es lo que se cobra.
- Con un costo por perfil, aunque sea aproximado. Sin costo por hora no hay margen.
- Incluyendo a quien dirige. Las horas de dirección son las más caras y las que menos se cargan.
Dato 2: las compras, amarradas al proyecto
Cada material, cada subcontrato, cada gasto de producción tiene que quedar cargado al proyecto el día que se hace. No al mes, no al cierre.
Y cuando algo se mueve de un proyecto a otro, que pasa siempre y casi nunca es error, tiene que moverse también en los números. Si no, un proyecto se ve rentable a costa del otro y las dos cifras están mal.
Dato 3: el avance, medido y no sentido
Aquí es donde casi todos se engañan. Si le preguntas a quien ejecuta cómo va, te va a decir un porcentaje, y ese porcentaje va a ser optimista. No por mentiroso: porque el trabajo que falta siempre se ve más chico desde adentro.
El avance se mide contra entregables, no contra sensación. Parte el proyecto en hitos con un criterio binario: está entregado o no está entregado. Nada de porcentajes por hito.
% de avance real = hitos entregados ÷ hitos totales % de presupuesto consumido = (horas × costo + compras) ÷ presupuesto Si el consumido va por delante del avance, el proyecto va perdiendo.
No hace falta más. Esa comparación, revisada cada semana, detecta casi todos los proyectos que se van a caer, y los detecta cuando todavía se puede renegociar alcance.
La revisión de quince minutos
- Una vez por semana, misma hora, todos los proyectos abiertosQuince minutos. No es junta de proyecto, es revisión de números.
- Solo dos columnas por proyectoAvance real y presupuesto consumido. Nada más.
- Los que van cruzados se hablan; los demás no se tocanLa mayoría de las semanas vas a hablar de dos o tres proyectos, no de todos.
- Y se decide algo, aunque sea esperarRenegociar alcance, recortar horas, hablar con el cliente o aceptar que ese proyecto se entrega en pérdida y saber por qué.
Nada de esto necesita software para empezar. Necesita que las horas se carguen y que alguien vea las dos columnas cada semana. El software sirve cuando ya no puedes sostenerlo en una hoja, que suele ser antes de lo que crees.
Dónde entra Quantix
Quantix Servicios lleva presupuesto contra real por proyecto, con las horas y las compras cargadas ahí el día que pasan, y avance por hito y por entregable. La facturación por avance sale de ese mismo dato, así que quien ejecuta y quien factura dejan de tener dos versiones del porcentaje.