Los errores que te tumban una factura

Una factura rechazada casi nunca es culpa del portal de facturación. Es que los datos del receptor no coinciden con lo que el SAT tiene registrado, y eso se sabe hasta que se intenta timbrar, normalmente a fin de mes y con prisa.

El origen de casi todo: pedir mal los datos

Cuando le pides a un cliente sus datos de facturación, casi siempre te los dicta de memoria o te los manda en un mensaje. Ahí empieza el problema: el nombre lo escribe como se dice, no como está registrado.

Los que más tumban facturas

• El nombre o razón social no coincide exactamente con la constancia. Un punto de más, una abreviatura distinta o un acento cambian el resultado.
• El código postal del domicilio fiscal está mal, o es el de la sucursal en vez del fiscal.
• El régimen fiscal del receptor no es el que trae registrado.
• El uso del CFDI no es compatible con el régimen del receptor.
• El RFC no está activo, o tiene alguna situación en el padrón.

Fíjate en el patrón: los cinco son datos del cliente, no configuración tuya. Por eso el sistema no los puede adivinar y por eso vale la pena capturarlos bien una sola vez.

Qué hacer para que deje de pasar

1. 01Pide la constancia al dar de alta al clienteAntes de la primera venta, no antes de la primera factura. Cuando ya hay prisa, cualquier dato sirve con tal de salir del paso.
2. 02Captura los datos una vez y reúsalosSi cada factura se captura desde cero, cada factura es una oportunidad nueva de equivocarse.
3. 03Revisa la constancia una vez al añoLos clientes cambian de régimen y de domicilio y casi nunca avisan. Aprovecha el cierre de año.
4. 04No factures a fin de mes lo que se vendió el día 3El apilamiento es lo que convierte un error de dato en una crisis. Facturar conforme se vende reparte el problema.

Y cuando de todas formas hay que cancelar

Cancelar no es borrar. La factura cancelada sigue existiendo y la contraparte tiene que enterarse. Dos cosas que conviene tener claras:

• Cancelar requiere motivo, y si la sustituyes hay que relacionar la nueva con la vieja.
• El estatus de cancelación se valida contra el SAT. Una factura que te cancelaron y no revisaste es un problema que aparece meses después, cuando ya la dedujiste.

Ese último punto vale para las facturas que recibes, no solo para las que emites. Revisar el estatus de lo recibido es de las cosas que más caro salen por no hacerse.