Cómo poner límites de crédito y que se respeten

El crédito que le das a tus clientes es el financiamiento más caro que hay en tu empresa, porque sale de tu bolsa y no te paga intereses. Y en la mayoría de las operaciones nadie sabe exactamente cuánto está prestado ni a quién.

No hace falta un sistema para arreglarlo. Hace falta escribir tres cosas y sostenerlas.

1. Un límite por cliente, no uno general

Un límite parejo para todos no protege a nadie: es demasiado para el cliente chico y demasiado poco para el grande. El límite se pone por cliente y se revisa, no se hereda del año pasado.

Una forma rápida de ponerlo la primera vez, sin sobrepensarlo:

compra promedio mensual de los últimos 6 meses
×  el plazo que le das, en meses
×  1.2  (un colchón para picos de temporada)

2. Un plazo, y que sea uno solo

El problema no suele ser el plazo, es que hay tres. Uno el que se acordó, otro el que el cliente entendió y otro el que se aplica en la práctica porque siempre se le ha dejado.

• El plazo corre desde la factura, no desde que el cliente la recibió o la dio de alta.
• Escríbelo en la cotización, no solo en la conversación.
• Si vas a dar plazos distintos por volumen, que sean dos o tres niveles, no uno por cliente.

3. Quién autoriza pasarse, y cómo se ve eso

Esta es la parte que hace que todo lo anterior sirva o no sirva. Un límite que cualquiera puede saltarse no es un límite, es una sugerencia.

1. 01Una sola persona autoriza excepcionesY de preferencia no es quien vende. Quien vende siempre va a tener una buena razón para dejar pasar una más.
2. 02La excepción tiene monto y tiene fechaNo se autoriza al cliente: se autoriza esa venta, hasta ese monto, hasta esa fecha.
3. 03Quien atiende puede ver el saldo antes de venderSi se entera después, la decisión ya se tomó sola. Es el único requisito técnico de toda esta guía.

Cobrar sin pelearte

La cobranza no se pelea, se calendariza. La diferencia entre una empresa que cobra y una que persigue es que la primera habla antes del vencimiento y la segunda después.

• Tres días antes del vencimiento: un recordatorio amable, sin tono de cobranza.
• El día siguiente al vencimiento: una llamada corta, con el folio y el monto enfrente.
• A los quince días: se detiene el crédito, no se discute. Y se avisa antes de que pase, no cuando ya pasó.
• Y siempre con el dato: qué factura, de qué fecha, por cuánto. La conversación cambia por completo cuando no es de memoria.

Lo que hace incómoda la cobranza casi nunca es el dinero: es la ambigüedad. Cuando las dos partes ven el mismo número y la misma fecha, deja de ser un reclamo y pasa a ser un trámite.