Se compró porque siempre se compra.
La compra es donde se decide tu margen, y en la mayoría de las operaciones la toma quien se acuerda, con el criterio que tenga ese día y sin que nadie la autorice.
Qué cambia cuando compras
La orden pasa por quien la tiene que autorizar.
Antes, no después. La autorización deja de ser una firma que se consigue cuando el material ya llegó.
Compras contra rotación, no contra memoria.
Lo que se mueve y lo que lleva meses en el anaquel se ven distinto desde la oficina. El capital deja de dormirse en lo que no sale.
Lo que compras queda amarrado a dónde va.
En servicios, la compra se liga al proyecto o a la obra. Si el material se mueve de una a otra, se mueve también en los números de las dos.
Lo que debes tiene fecha.
Cuentas por pagar con antigüedad. Sabes a quién le debes, desde cuándo y cuánto, sin abrir tres archivos.
Lo que trae de origen
- Órdenes a proveedor
- Autorizaciones por monto
- Compras ligadas a proyecto
- Cuentas por pagar
- Antigüedad de saldos
- Entrada a almacén
- Costeo sobre la compra real
Lo que necesitamos de tu lado
La compra es política antes que software:
- Quién autoriza una compra y hasta qué monto. Si hoy depende de a quién le preguntes, el sistema no lo resuelve solo.
- Tu padrón de proveedores depurado.
- Qué cuenta como compra de obra o proyecto y qué cuenta como gasto de la empresa.
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
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Lo que nos preguntan de esto
- ¿Puedo tener varios niveles de autorización?
- Las autorizaciones van por monto y por quién autoriza. Cómo se escalonan en tu caso se define en el diagnóstico, porque es de las cosas que más cambian entre una empresa y otra.
- Compro la misma pieza a tres proveedores. ¿Se confunde?
- No. Una pieza puede tener varias claves de proveedor apuntando al mismo artículo, así que compras a quien te convenga sin que el inventario se parta en tres.
- ¿Y las cuentas por pagar se van a CONTPAQi?
- La operación se le entrega a tu contador ya ordenada, en el formato que usa todos los días. La contabilidad se sigue llevando allá; aquí se lleva la operación que la alimenta.
Las demás están en las preguntas generales.