El expediente está completo. En cuatro cajones distintos.
El contrato lo tiene jurídico, el alta la tiene el contador, la credencial la dio sistemas y el examen médico está en un correo. Cuando alguien pide el expediente de una persona, se arma a mano cada vez.
Un expediente, no cuatro cajones
Todo lo de una persona, en un solo lugar.
Datos, documentos, puesto, área, sucursal, historial de movimientos y lo que trae asignado. Se consulta en segundos y no se reconstruye a preguntas.
El alta como lista de pendientes, no como memoria.
Plantillas por puesto y por área: contrato, accesos, equipo, capacitación. Cada tarea con responsable y fecha, para que nadie llegue el lunes sin computadora.
Organigrama que se dibuja solo.
Sale de a quién reporta cada quien. Deja de ser un archivo que alguien actualiza cuando se acuerda y que siempre está un cambio atrás.
La salida también tiene checklist.
Qué se recupera, qué accesos se cierran, qué queda pendiente de pagar y qué se aprende de la entrevista de salida. Es la parte que se hace mal cuando se hace con prisa.
Lo que trae de origen
- Expediente digital
- Documentos con vigencia
- Organigrama
- Plantillas de alta por puesto
- Promociones y cambios de área
- Historial de movimientos
- Checklist de salida
- Entrevista de salida
Lo que necesitamos de tu lado
Sin esto el expediente digital nace incompleto y así se queda:
- Tu plantilla actual con puesto, área y a quién reporta cada quien.
- Qué documentos exiges por puesto, y cuáles tienen vigencia.
- Quién autoriza una promoción o un cambio de área.
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
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Lo que nos preguntan de esto
- ¿Calcula el finiquito?
- No. El cálculo y el pago son de NOMIPAQ. Aquí queda el checklist de salida, lo que hay que recuperar y el registro de que se recuperó, que es lo que después no aparece.
- ¿Guarda documentos con vencimiento?
- Sí, con aviso antes de que venzan. Sirve para licencias de manejo, certificaciones, exámenes médicos y todo lo que en una auditoría se pide vigente.
- ¿El empleado puede ver lo suyo?
- Sí, con portal propio para consultar sus datos y sus solicitudes. Lo que ve y lo que puede cambiar se define por rol.
Las demás están en las preguntas generales.