El expediente de personal que sí aguanta una revisión
El contrato lo tiene jurídico, el alta la tiene el contador y el examen médico está en un correo. Cuando alguien pide el expediente completo de una persona, se arma a mano. Y cuando lo pide una autoridad, se arma a mano y con prisa.
Para quien guarda expedientes de personal: dueños, administración, recursos humanos.
Casi ninguna empresa mediana tiene expedientes incompletos por descuido. Los tiene incompletos porque están repartidos: una parte con el contador, otra con quien contrató, otra en un cajón y otra en un chat. Cada pieza existe; el expediente, no.
Lo que casi siempre falta
Esta es una lista de arranque, no una lista legal. Qué te aplica depende de tu giro, de tu tamaño y de los riesgos que manejes, y eso lo confirma tu abogado laboral, no una guía. Lo que sí aplica siempre es que esté junto en un solo lugar.
- Contrato individual de trabajo firmado, con su fecha y su tipo.
- Identificación oficial, CURP y RFC.
- Comprobante de domicilio y contacto de emergencia.
- Alta ante el seguro social y la fecha en que se dio.
- Constancia de estudios o certificaciones, cuando el puesto las exige.
- Constancias de capacitación, que en varios giros se piden con formato específico.
- Reglamento interior de trabajo, firmado de recibido.
- Y el historial de movimientos: promociones, cambios de área y de sueldo, con fecha.
Los documentos que caducan
Hay papeles que se juntan una vez y ya, y hay otros que vencen. Los segundos son los que truenan en una revisión, porque nadie está viendo el calendario.
- Licencias de manejo, en cualquiera que traiga vehículo de la empresa.
- Certificaciones y carnés propios del oficio.
- Exámenes médicos, donde el puesto los exige.
- Constancias de capacitación con periodicidad.
La regla práctica: si un documento tiene fecha de vencimiento, tiene que tener un aviso. Sin aviso no es un control, es una carpeta.
Quién lo guarda y quién lo puede ver
- Un solo lugar, con dueñoUna persona responsable de que esté completo. Repartido entre tres áreas, el expediente es de nadie y siempre le falta algo.
- Acceso por rol, no por confianzaEl jefe directo no necesita ver el expediente completo, y sí necesita ver el historial de puesto. Son cosas distintas. Un expediente trae datos personales sensibles, y tratarlo como carpeta compartida es un problema aparte del laboral.
- Y la persona puede ver lo suyoBaja la mitad de las preguntas a administración y evita la discusión de qué se firmó y qué no.
El expediente también se cierra
La salida es la parte que peor se hace, porque se hace con prisa y a veces con enojo. Conviene tener escrito de antemano qué se recupera y qué se cierra, para que no dependa del ánimo del día.
- Qué equipo trae asignado y en qué estado lo devuelve.
- Qué accesos hay que cerrar, y en qué orden.
- Qué queda pendiente de entregar de su trabajo, y a quién.
- Y una entrevista de salida corta, que es información gratis que casi nadie recoge.
Dónde entra Quantix
El módulo de expediente guarda todo lo de una persona en un solo lugar, con aviso antes de que venzan los documentos que caducan, historial de movimientos y acceso por rol. El cálculo del finiquito y el timbrado son de NOMIPAQ; aquí queda el registro de qué se recuperó y qué se cerró.
Ve también:ExpedienteNOMIPAQ