Cómo cotizar un proyecto sin perder dinero
Casi todas las cotizaciones se arman al revés: del precio que uno cree que el cliente va a aceptar, hacia atrás. Así se pierde dinero con una sonrisa.
Para quien vende horas: constructoras, integradores, despachos, agencias.
Hay dos formas de cotizar un proyecto. Una es partir de lo que crees que el cliente está dispuesto a pagar y acomodar el alcance hacia atrás. La otra es calcular lo que cuesta y ponerle margen.
La primera es la que casi todos usan, y funciona hasta que dejas de ganar dinero sin entender por qué.
1. Cuánto cuesta de verdad una hora de tu gente
No es el sueldo entre las horas del mes. Esa cuenta ignora dos cosas grandes: lo que cuesta tener a alguien más allá de su sueldo, y que nadie factura todas sus horas.
costo anual de la persona = sueldo bruto + carga social + prestaciones + su parte del costo fijo (oficina, equipo, licencias) horas facturables al año = horas laborables × factor de utilización costo por hora = costo anual ÷ horas facturables
El factor de utilización es la parte que cambia todo. Nadie factura el cien por ciento de sus horas: hay juntas internas, propuestas que no se ganaron, capacitación, administración. Un rango realista anda entre 60 y 75 por ciento, y si nunca lo has medido, empieza asumiendo 65.
Ese número casi siempre sorprende hacia arriba. Una persona que cuesta cierto sueldo al mes cuesta por hora facturable bastante más de lo que la intuición dice, y la intuición es con la que se venía cotizando.
2. Las horas que crees contra las que van a ser
Toda estimación de horas se queda corta, y no por optimismo tonto: es que desde afuera un trabajo siempre se ve más simple. Lo que no se estima es lo que no se ve todavía.
- Las vueltas del cliente: revisiones, cambios de opinión, aprobaciones que tardan.
- La coordinación: juntas de avance, correos, explicarle lo mismo a tres personas.
- El arranque y el cierre: levantar información al principio, documentar y entregar al final.
- Lo que sale mal: siempre sale algo, y la única duda es qué.
3. Los gastos directos, con dueño
Todo lo que se compra para ese proyecto y no para la empresa: material, subcontratos, licencias, viajes, producción. Va cotizado aparte de las horas y va cargado a ese proyecto el día que se gasta.
Si compras equipo, cotiza con el precio que vas a pagar cuando compres, no con el de hoy. Entre la cotización y la orden se mueve el precio y se mueve el tipo de cambio, y esa diferencia sale de tu margen.
4. El margen, encima de todo lo anterior
horas estimadas × 1.3 × costo por hora del perfil + gastos directos = costo del proyecto precio = costo del proyecto ÷ (1 − margen objetivo)
Dividir entre uno menos el margen no es lo mismo que multiplicar por uno más el margen. Si quieres treinta por ciento de margen, divides entre 0.7, no multiplicas por 1.3. Es un error que se comete todo el tiempo y cuesta varios puntos.
5. Cerrar el ciclo
Nada de esto sirve si no comparas al final. Cuando el proyecto cierre, pon una junto a otra las horas que cotizaste y las que se cargaron. Esa comparación, repetida diez proyectos, te da algo que ninguna fórmula te va a dar: cuánto se equivoca tu equipo al estimar, en qué tipo de trabajo y en qué dirección.
A partir de ahí tu factor de contingencia deja de ser un 1.3 prestado de una guía y pasa a ser tuyo.
Dónde entra Quantix
Quantix Servicios lleva presupuesto contra real por proyecto, con las horas y las compras cargadas ahí el día que pasan. Es lo que permite cerrar el ciclo: comparar lo que cotizaste contra lo que costó, proyecto tras proyecto, sin reconstruirlo a mano.