Por qué tu equipo no usa el sistema nuevo
Casi nunca es resistencia al cambio. Suelen ser cuatro razones concretas, y las cuatro tienen arreglo.
Para quien acaba de implementar algo, o está por hacerlo.
Se implementó, se capacitó, se arrancó. Tres meses después la mitad del equipo sigue con su Excel y el sistema tiene huecos. La explicación fácil es que la gente se resiste al cambio. Casi nunca es eso.
Razón 1: es más lento que antes, y tienen razón
Lo que antes se anotaba en una libreta ahora pide seis campos. Desde dirección eso se ve como orden; desde el mostrador se ve como estorbo, y desde el mostrador también es cierto.
- Siéntate media hora a ver capturar. No preguntes: mira.
- Cuenta los campos que se llenan siempre igual y ponles valor por defecto.
- Quita los que nadie usa. Cada campo obligatorio que no le sirve a nadie es una razón más para no entrar al sistema.
- Si capturar una venta toma más del doble que antes, el problema es de configuración, no de actitud.
Razón 2: nadie les dijo para qué
A quien captura le explicaron cómo, no por qué. Y como el beneficio lo ve dirección y el trabajo lo hace él, la cuenta desde su lugar no cierra.
La conversación que funciona no es sobre la empresa, es sobre él: que deje de recibir llamadas preguntando si hay existencia, que no lo culpen por un faltante que no fue suyo, que el corte deje de tardar hora y media. Si no encuentras un beneficio para quien captura, es probable que el proceso esté mal diseñado.
Razón 3: no pasa nada si no lo usan
Si la venta se puede hacer por fuera y de todos modos se cobra, se va a hacer por fuera. No por mala fe: porque es más rápido y nadie dijo lo contrario.
Razón 4: quien se equivoca recibe regaño, no ayuda
Al principio se van a equivocar. Si el primer error se responde con un llamado de atención, lo que aprenden no es a usarlo bien: es a no tocarlo.
Vale la pena anunciar un periodo de gracia explícito, de un mes, donde los errores se corrigen y no se señalan. Y que alguien de confianza esté disponible para preguntas tontas sin cara de fastidio.
Y una que no es del equipo
Si dirección pide los números por WhatsApp en vez de abrir el sistema, todo el mundo entiende el mensaje: el sistema es para los de abajo. La adopción se cae desde arriba con más facilidad que desde abajo.
- Que dirección lo abra en la juntaNo que pida el reporte: que lo abra enfrente de todos.
- Que las decisiones se tomen con ese datoEn cuanto una decisión se toma con un número de otro lado, el sistema pasa a ser opcional.
- Y que se note cuando el dato está malSi nadie reclama un dato incorrecto, es que nadie lo está usando, y entonces da igual si lo capturan bien.
Dónde entra Quantix
Es la razón por la que Quantix tiene una sección entera dedicada a lo que necesitamos del cliente antes de firmar, incluyendo tiempo asignado para capacitar a quien captura y respaldo de dirección. Y por la que el arranque va por sucursal, una a la vez: cambiar todo el mismo día es la forma más rápida de que el equipo se vaya de regreso al Excel.