El despacho conoce lo que factura, no lo que cuesta.
En la mayoría de los despachos las horas dedicadas a cada asunto no se registran de forma sistemática. Los honorarios quedan documentados; el costo de producirlos, no. Sin ese dato, la rentabilidad por cliente es una estimación, y las decisiones sobre qué cuentas conservar y cuáles ajustar se toman sin evidencia.
Qué administra el sistema.
Quantix administra el ciclo económico de un asunto: la propuesta de honorarios y su aceptación, la asignación de responsables, el registro de horas y gastos, la facturación por avance y el seguimiento de la cartera hasta su cobro.
No documenta el trabajo jurídico, contable o fiscal, que ya está documentado en los expedientes del despacho. Mide lo que ese trabajo cuesta y lo que deja.
Cuatro datos que determinan la rentabilidad de una firma.
Ninguno es complejo. Todos se pierden cuando la información se reparte entre correos, hojas de cálculo y la memoria de los responsables.
Horas por asunto y por profesional.
Registradas por quien realizó el trabajo, el mismo día en que ocurre. Es el único insumo del que puede derivarse un costo. Sin él hay facturación, pero no margen.
Gastos identificados por asunto.
Copias, derechos, viáticos y honorarios de terceros. El gasto que no se asigna a un asunto termina distribuido de hecho entre todos los clientes de la firma.
Estado y avance de cada asunto.
Consultable sin necesidad de preguntar. El seguimiento informal consume tiempo de dos profesionales: el que pregunta y el que interrumpe su trabajo para responder.
Rentabilidad por cliente y por asunto.
Honorarios facturados contra costo incurrido. En la mayoría de las firmas hay cuentas cuya atención cuesta más de lo que aportan, y con frecuencia no son las que se presume.
Toda firma factura tiempo profesional.Pocas saben cuánto cuesta producirlo.
De la propuesta a la cobranza
Cada etapa toma la información de la anterior. La captura ocurre una sola vez.
- Propuesta de honorariosSe registran el servicio, su alcance, los entregables y el monto acordado, con la fecha de aceptación del cliente. Queda como referencia de lo pactado para el resto del asunto.
- Apertura y asignaciónSe designan los responsables, con posibilidad de reasignar durante el desarrollo. A partir de ese momento el asunto acumula horas y gastos.
- Facturación por avancePago único o parcialidades conforme al avance acordado. El CFDI se emite con Stampi, con envío de PDF y XML al cliente.
- Cobranza y resultadoSaldo pendiente por cliente con su antigüedad, y resultado del asunto: honorarios facturados contra costo incurrido.
Cuatro etapas y un solo registro. El beneficio no está únicamente en la rapidez, sino en no volver a capturar la misma información.
Lo que no se desarrolla desde cero.
Estos componentes ya forman parte de Quantix Servicios. Es la razón por la que el alcance de un proyecto para un despacho resulta menor de lo que suele estimarse.
- Proyectos con presupuesto contra real
- Horas y gastos cargados por cliente
- Avance por hito y entregable
- Facturación por avance
- Emisión de CFDI con Stampi
- Cuentas por cobrar con antigüedad de saldos
- Compras ligadas a proyecto y autorizaciones
- Consolidado por unidad de negocio y por RFC
Lo que Quantix no administra.
Quantix no es un sistema de gestión jurídica. No lleva expedientes judiciales, términos procesales, escritos ni agenda de audiencias. Si el despacho ya cuenta con una herramienta para ello, conviene conservarla: Quantix opera del lado administrativo y financiero de la firma.
Tampoco administra nómina ni contabilidad, y no está previsto que lo haga. La nómina corresponde a NOMIPAQ y la contabilidad a CONTPAQi. Quantix genera las pólizas y las envía a ese destino.
El resultado esperado es concreto: que un socio pueda determinar, sin recurrir a hojas de cálculo, el resultado de cada cliente en un periodo determinado.
Firmas que administran más asuntos de los que caben en una hoja de cálculo.
- Despachos legales
- Despachos contables y fiscales
- Consultoría fiscal
- Auditoría
- Firmas con más de una oficina
- Equipos de cinco a ochenta profesionales
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
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Lo que nos preguntan de esto
- ¿El sistema funciona con esquema de iguala?
- Sí. La iguala se registra como ingreso recurrente y el registro de horas no cambia. La diferencia es que el margen se evalúa contra la iguala del periodo y no contra una propuesta puntual. Es el esquema en el que con mayor frecuencia se erosiona la rentabilidad sin que se advierta, porque el ingreso se mantiene constante aunque las horas aumenten.
- ¿Es indispensable el registro diario de horas?
- Sí, y conviene decirlo antes de cualquier contratación: si la firma no registra horas, la rentabilidad por cliente no se obtiene, ni con Quantix ni con ningún otro sistema. Lo que sí depende de nosotros es que ese registro tome segundos y no una sesión semanal.
- ¿El cliente del despacho tiene acceso al sistema?
- En el alcance actual, no. El sistema opera hacia el interior de la firma. Un portal donde el cliente consulte el avance de su asunto y sus facturas constituye un desarrollo adicional, que hemos cotizado en otras ocasiones. Si forma parte del requerimiento, conviene plantearlo desde la primera reunión, porque modifica el alcance del proyecto.
- ¿Se integra con CONTPAQi?
- Sí. Las pólizas se envían a CONTPAQi y la nómina a NOMIPAQ. El contador de la firma continúa trabajando en las herramientas que ya utiliza, sin recapturar información.
Las demás están en las preguntas generales.