El sobre de tickets llega el día quince.
Alguien pagó de su bolsa, alguien más pidió un anticipo y los dos van a comprobar cuando se acuerden. Mientras tanto ese gasto no está en ningún proyecto y el margen que estás viendo está incompleto.
Del sobre al costo del proyecto
Se comprueba desde el teléfono, el mismo día.
Foto del comprobante y captura en el momento. Lo que se comprueba tarde se comprueba mal, y lo que se comprueba mal nadie lo asigna a nada.
Cada gasto sabe a qué proyecto y a qué centro de costo pertenece.
Sin eso, la rentabilidad por cliente y por obra queda siempre optimista. Es el error de costeo más común y el más caro.
Autorización por monto, con suplente.
Hasta cierta cantidad pasa solo. Arriba se detiene y le llega a quien tiene que verlo, con registro de quién autorizó qué.
Los anticipos se descuentan solos.
Se entrega el anticipo, se comprueba contra él y la diferencia queda como saldo a favor o en contra de la persona. Se acaba la contabilidad paralela en una libreta.
Lo que trae de origen
- Comprobación desde el teléfono
- Foto del comprobante
- Tipos de gasto configurables
- Autorización por monto
- Anticipos y su descuento
- Gasto por proyecto
- Gasto por centro de costo
- Reporte de pendientes por comprobar
Lo que necesitamos de tu lado
Lo mínimo para que el gasto deje de ser un sobre:
- Tu política de viáticos, aunque sea de media cuartilla.
- Los tipos de gasto que reconoces y hasta cuánto sin autorización.
- Quién autoriza el gasto de cada área.
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
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Lo que nos preguntan de esto
- ¿Esto es contabilidad?
- No. Quantix no lleva contabilidad. Aquí se comprueba, se autoriza y se asigna el gasto a su proyecto; el asiento y la deducción quedan en CONTPAQi.
- ¿Valida que el comprobante sea CFDI válido?
- El resguardo de CFDI descarga y valida los comprobantes que recibes contra el SAT, incluida su cancelación. Ese es el módulo que responde esa pregunta, y trabaja junto con este.
- ¿Se puede reembolsar por nómina?
- El reembolso se paga como tú decidas, y si va por nómina se hace en NOMIPAQ. Quantix no procesa nómina ni la va a procesar.
Las demás están en las preguntas generales.