El sobre de tickets: comprobar gastos sin pelear
Alguien pagó de su bolsa, alguien más pidió un anticipo y los dos van a comprobar cuando se acuerden. Mientras tanto ese gasto no está en ningún proyecto, y el margen que estás viendo está incompleto.
Para quien maneja viáticos, anticipos o gastos de gente en calle.
El gasto que se comprueba tarde se comprueba mal, y el que se comprueba mal no se asigna a nada. Termina en una cuenta general de gastos que nadie mira, y de ahí sale repartido de hecho entre todos tus clientes por igual: los que lo generaron y los que no.
Media cuartilla de política es suficiente
La mayoría de las empresas medianas no tiene política de viáticos, tiene costumbre. Y la costumbre se interpreta distinto por cada persona, que es de donde salen las conversaciones incómodas. No hace falta un reglamento: hacen falta cuatro decisiones escritas.
- Qué tipos de gasto se reconocen. Transporte, hospedaje, alimentos, casetas, estacionamiento, y qué queda fuera.
- Hasta cuánto sin autorización previa, por tipo.
- Qué comprobante se exige. Si necesitas deducirlo, el comprobante fiscal es requisito y conviene decirlo antes y no después.
- Y en cuántos días hay que comprobar. Sin fecha límite, todo llega el día del cierre.
Comprobar el mismo día, desde el teléfono
El sobre de tickets del día quince existe porque comprobar cuesta trabajo. En el momento en que comprobar es tomar una foto y elegir el proyecto, deja de acumularse. Es un cambio chico con un efecto grande: el dato entra cuando la persona todavía se acuerda a qué correspondía.
Cada gasto tiene que saber a qué pertenece
Este es el punto que separa un control de gastos de una carpeta de tickets. Un gasto sin proyecto y sin centro de costo está registrado, pero no sirve para decidir nada.
Proyecto A: honorarios 100, costo directo registrado 60 Margen aparente: 40 Gastos sin asignar del periodo, repartidos entre todos: 15 Margen real de A, si le tocaban 12 de esos 15: 28
No es un error de contabilidad: contablemente todo cuadra. Es un error de costeo, y hace que tomes decisiones de precio y de cliente con el número equivocado.
Los anticipos se descuentan solos o no se descuentan
El anticipo es donde nace la contabilidad paralela: una libreta con quién debe qué, que solo entiende quien la lleva. La mecánica correcta es simple y hay que sostenerla.
- Se entrega contra una solicitud, no de palabraCon monto, motivo y fecha esperada de comprobación. Treinta segundos que evitan la discusión de dentro de dos meses.
- La comprobación se aplica contra el anticipoNo se registran como dos cosas separadas. La diferencia queda como saldo a favor o en contra de esa persona, visible para los dos.
- Y no se entrega un segundo anticipo con el primero abiertoEs la regla que más molesta y la que más ordena. En cuanto se permite acumular anticipos abiertos, nadie sabe cuánto trae la calle.
Una advertencia sobre el orden: esto se vuelve un problema de relación cuando se implanta de golpe y con tono de auditoría. Se acepta bien cuando se explica al revés: comprobar rápido significa que te reembolsan rápido.
Dónde entra Quantix
El módulo de gastos permite comprobar desde el teléfono con foto del comprobante, asignar el gasto a su proyecto y centro de costo, autorizar por monto y llevar los anticipos con su descuento automático. El asiento contable y la deducción quedan en CONTPAQi: Quantix no lleva contabilidad.