Quién autoriza qué, por escrito
Un descuento grande, una compra fuerte, una devolución. Hoy se resuelve con un mensaje a quien esté disponible, y el registro de quién dijo que sí queda en un chat que nadie va a volver a abrir.
Para dirección y para quien está implantando controles por primera vez.
Toda empresa tiene reglas de autorización. En la mayoría viven en la cabeza del dueño y se aplican por costumbre, lo que funciona perfectamente hasta que la empresa tiene dos sucursales, o hasta que el dueño se va de viaje.
Empieza por lo que ya está causando problemas
No intentes escribir la matriz completa el primer día. Hay cuatro decisiones que en casi toda empresa mediana explican la mayoría de los conflictos, y con esas cuatro basta para empezar.
- El descuento: hasta cuánto puede dar cada quien sin preguntar.
- La compra: a partir de qué monto se detiene, y si cambia según el tipo.
- La devolución o la nota de crédito, que es donde se va el margen sin que nadie lo note.
- Y el ajuste de inventario, que es donde se esconden los faltantes.
El monto no es el único criterio
Poner solo un tope de pesos es lo más común y deja huecos grandes. Diez compras de nueve mil pesos pasan solas y una de doce mil se detiene, aunque las primeras sumen más.
- Por monto de la operaciónEl criterio base. Fíjalo en un número que se detenga pocas veces al mes: si se detiene todo, nadie va a autorizar nada y van a encontrarle la vuelta.
- Por acumulado, no solo por eventoCompras al mismo proveedor en el mes, o descuentos al mismo cliente en el trimestre. Es lo que cierra el hueco de arriba.
- Por tipo, aunque el monto sea chicoUn anticipo a proveedor nuevo, un ajuste de inventario, una nota de crédito. Hay operaciones que conviene ver siempre, valgan lo que valgan.
Quién firma, y quién firma cuando no está
El cuello de botella clásico es un solo director autorizando todo desde el aeropuerto. Nombrar suplente no es delegar el control: es reconocer que la operación no se detiene porque alguien se fue de vacaciones.
- Un autorizador por tipo de operación, no un comité.
- Un suplente nombrado, con el mismo alcance, y no «el que esté».
- Y una regla para lo que se pasa del tiempo: si nadie autoriza en veinticuatro horas, qué pasa. Se queda detenido es una respuesta válida, siempre que esté escrita.
La excepción tiene que dejar rastro
Van a existir excepciones y está bien que existan. El problema no es la excepción: es la excepción sin registro, porque se vuelve costumbre en tres meses y para entonces nadie recuerda que era una excepción.
Lo que conviene registrar es corto: quién autorizó, cuándo y por qué. Ese «por qué» de una línea es lo que después permite ver que el mismo motivo apareció catorce veces, que casi siempre significa que la regla está mal puesta y no que la gente esté haciendo trampa.
Dónde entra Quantix
El módulo de automatización arma las reglas de autorización por monto y por tipo, en varios niveles, con suplente y con aviso donde la gente ya está. Cada autorización queda con usuario, fecha y hora, que es lo que hace que sirva medio año después.
Ve también:AutomatizaciónQue no dependa de una persona