El padrón de activos que nadie tiene
El montacargas, las computadoras, la herramienta, el equipo de la sucursal que cerró. Están en la póliza de compra y están en el gasto. No están en ninguna lista que diga quién los tiene hoy.
Para quien compra equipo, herramienta o vehículos y no sabe dónde acabaron.
Casi toda empresa mediana sabe cuánto gastó en equipo el año pasado y casi ninguna sabe dónde está. Son dos preguntas distintas: la primera la contesta la contabilidad, la segunda no la contesta nadie.
Empieza por lo que se mueve o se pierde
Levantar el padrón completo de un jalón es el proyecto que nunca se termina. Lo que sí se termina es empezar por las categorías donde la falta duele: lo que se traslada, lo que se presta y lo que trae alguien encima.
- Cómputo y telefonía: es lo que más se mueve y lo primero que se pierde en una salida.
- Herramienta: lo que se presta entre turnos y entre obras.
- Vehículos: por su costo y porque traen documentos con vencimiento.
- Y equipo de operación con mantenimiento: montacargas, compresores, equipo de frío.
Cuatro datos por activo, no catorce
La razón por la que estos padrones se abandonan es que se diseñan con veinte campos. Con cuatro se sostiene, y de esos cuatro el que de verdad importa es el tercero.
- Qué es, con número de serieLa serie es lo que distingue una de otra cuando tienes doce iguales. Sin serie, el padrón dice que tienes doce laptops y no puede decir cuál falta.
- Cuánto costó y cuándoSale de la factura de compra, así que no hay que capturarlo si el activo se da de alta desde ahí.
- Quién lo tiene y desde cuándoEl resguardo. Es el dato que convierte una lista de compras en un control, y es el único que hay que mantener a mano.
- Y dónde estáSucursal, obra o área. En operaciones con varios sitios, importa tanto como quién lo tiene.
El padrón se mantiene en tres momentos
No con una revisión anual heroica, sino enganchado a cosas que ya pasan. Si se mantiene solo en esos tres momentos, se mantiene.
- Cuando se compra: el activo nace de la factura del proveedor y se asigna ahí mismo.
- Cuando alguien entra o sale: la lista de lo que trae asignado sale sola en vez de reconstruirse a preguntas.
- Y cuando algo se traslada entre sucursales, que es cuando más se pierde el rastro.
Con eso, el conteo físico anual deja de ser un levantamiento y pasa a ser una verificación, que toma horas en vez de una semana. Con etiqueta y código de barras, menos.
La conversación de la salida
Es incómoda porque suele hacerse con prisa y sin lista. Tener escrito de antemano qué trae asignado cada persona la vuelve un trámite de cinco minutos en vez de una negociación sobre lo que alguien recuerda haber entregado.
Y conviene decidir antes, no en el momento: qué se recupera, qué se puede quedar y qué se descuenta. Improvisar eso el día de la salida es como se generan la mitad de los conflictos de finiquito.
Dónde entra Quantix
El módulo de activos fijos da de alta el activo desde la factura de compra, lleva resguardo por persona y por sucursal, permite etiquetar con serie y código de barras, y calcula la depreciación. La póliza se envía a CONTPAQi, que es donde tiene que quedar asentada.
Ve también:Activos fijosExpediente