El donante pregunta en qué se usó su dinero.
Y la respuesta se arma cada vez, juntando un Excel de donativos, otro de gastos y las fotos del programa. Rendir cuentas es el trabajo principal de una organización, y casi siempre es el peor sistematizado.
Fundaciones, asociaciones civiles y donatarias autorizadas.
El lunes de una fundación
El informe al donante se arma a mano.
Cada donante grande pide su reporte con su formato. Sin gasto etiquetado por programa y por fondo, cada informe es un proyecto en sí mismo.
El donativo se recibió y el CFDI salió tarde.
El comprobante deducible es la razón por la que muchos donantes donan. Emitirlo tarde o con error cuesta el donativo del año siguiente.
El apoyo en especie no está en ningún inventario.
Entró donado, se almacenó y se entregó. Sin registro de entradas y salidas no hay forma de comprobar a quién llegó ni cuánto queda.
El programa se pasó del presupuesto y se supo al final.
Cuando el fondo está etiquetado, gastar de más no es un problema administrativo: es un problema con el donante.
Los módulos que pesan en esta industria
En el orden en que suelen importar. Cada uno tiene su página con lo que hace y lo que necesita de tu lado.
- ProyectosHoras y gastos cargados por cliente, avance por hito y facturación por avance. Saber si ganaste mientras el proyecto corre.
- Descarga y resguardo de CFDITodas tus facturas emitidas y recibidas en un lugar, validadas contra el SAT y con respaldo. Búsqueda por RFC, UUID, folio, fecha o monto.
- Gastos y viáticosEl gasto se comprueba desde el teléfono, con su ticket, su proyecto y su autorización. Anticipos que se descuentan solos al comprobar.
- InventarioExistencia por almacén y por sucursal, kardex por movimiento y costeo real. La base sobre la que se sostiene todo lo demás.
- ComprasÓrdenes de compra con autorización, cuentas por pagar y compras ligadas a proyecto u obra.
- Activos fijosAlta del activo desde la compra, resguardo por persona y sucursal, cálculo de depreciación y baja con registro. Las pólizas salen a CONTPAQi.
- Expediente y ciclo de vidaDel alta al finiquito: expediente completo, organigrama, promociones, cambios de área y salida con checklist. El pago se queda en NOMIPAQ.
Lo que no vas a encontrar aquí.
No hay plataforma de recaudación en línea ni pasarela de donativos para tu página. Eso vive donde ya lo tengas y el donativo se registra aquí.
No llevamos la contabilidad de la donataria ni el informe fiscal que se presenta al SAT. Eso es de tu contador y de CONTPAQi.
Lo que hacemos es la trazabilidad: de dónde entró el dinero, a qué programa se fue, en qué se gastó y qué se entregó.
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
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Lo que nos preguntan en esta industria
- ¿Emite el CFDI de donativo?
- El timbrado va con Stampi. El comprobante de donativo tiene su complemento y conviene confirmarlo contra tu caso en el diagnóstico antes de darlo por hecho.
- ¿Puedo etiquetar gasto por fondo o por donante?
- Sí, con el programa funcionando como proyecto: presupuesto contra real, gasto con dueño y avance. Es la parte que convierte el informe anual en una consulta.
- ¿Sirve para llevar voluntarios?
- Se pueden llevar en el expediente, con sus datos, sus documentos y su disponibilidad. Lo que no hay es una app de coordinación de voluntariado en campo.
Las demás están en las preguntas generales.