El control escolar está resuelto. El administrativo no.
Casi todo colegio tiene un sistema para calificaciones y para lo que pide la autoridad educativa. Lo que casi ninguno tiene es el lado del negocio: la cartera de colegiaturas, las compras, los activos y el expediente de su propia plantilla.
Colegios, universidades y centros de capacitación privados.
El lunes de un colegio
La cartera de colegiaturas se revisa en marzo.
Sin antigüedad de saldos por familia, el rezago se acumula callado y la conversación difícil llega cuando ya son cuatro meses.
La factura con complemento educativo se hace a mano.
Cada febrero, contra reloj, y con los datos del alumno capturados otra vez desde otro sistema.
Nadie sabe qué equipo tiene cada salón.
Proyectores, computadoras, instrumentos. Aparecen en un gasto y desaparecen del control hasta que falta uno.
El expediente del personal está en cuatro cajones.
Y en este giro se revisa: certificados, constancias y documentos con vigencia que alguien tiene que traer al día.
Los módulos que pesan en esta industria
En el orden en que suelen importar. Cada uno tiene su página con lo que hace y lo que necesita de tu lado.
- CobranzaSaldo y antigüedad por cliente, límite de crédito y la conversación incómoda con un dato enfrente.
- Descarga y resguardo de CFDITodas tus facturas emitidas y recibidas en un lugar, validadas contra el SAT y con respaldo. Búsqueda por RFC, UUID, folio, fecha o monto.
- ComprasÓrdenes de compra con autorización, cuentas por pagar y compras ligadas a proyecto u obra.
- Activos fijosAlta del activo desde la compra, resguardo por persona y sucursal, cálculo de depreciación y baja con registro. Las pólizas salen a CONTPAQi.
- Expediente y ciclo de vidaDel alta al finiquito: expediente completo, organigrama, promociones, cambios de área y salida con checklist. El pago se queda en NOMIPAQ.
- Asistencia y turnosTurnos, roles de trabajo, checador desde el teléfono con ubicación y lectura de biométricos. Las incidencias salen listas para NOMIPAQ.
- Gastos y viáticosEl gasto se comprueba desde el teléfono, con su ticket, su proyecto y su autorización. Anticipos que se descuentan solos al comprobar.
Lo que no vas a encontrar aquí.
Quantix no es control escolar. No lleva calificaciones, boletas, kárdex académico, planes de estudio ni lo que la autoridad educativa te pide reportar. Ese sistema lo sigues usando.
No hay plataforma de clases en línea ni gestión de contenido educativo.
Lo que hacemos es la administración: cobranza de colegiaturas, facturación, compras, activos y el expediente de tu personal.
Antes de comprar nada
Guías que resuelven parte de esto sin software, y que sirven aunque nunca nos compres.
- 6 minutos · Dinero y facturaciónCómo poner límites de crédito y que se respetenTodos tienen una política de crédito. Casi ninguna está escrita, y por eso la decide quien esté atendiendo en ese momento.Leer
- 6 minutos · Tu genteEl expediente de personal que sí aguanta una revisiónEl contrato lo tiene jurídico, el alta la tiene el contador y el examen médico está en un correo. Cuando alguien pide el expediente completo de una persona, se arma a mano. Y cuando lo pide una autoridad, se arma a mano y con prisa.Leer
- 6 minutos · Tu operaciónEl padrón de activos que nadie tieneEl montacargas, las computadoras, la herramienta, el equipo de la sucursal que cerró. Están en la póliza de compra y están en el gasto. No están en ninguna lista que diga quién los tiene hoy.Leer
Lo que nos preguntan en esta industria
- ¿Reemplaza a nuestro sistema de control escolar?
- No, y no conviene que lo intente. Son dos problemas distintos: uno responde a la autoridad educativa y el otro a la dirección administrativa.
- ¿Emite CFDI con complemento educativo?
- El timbrado va con Stampi. El complemento educativo es de los que conviene confirmar contra tu caso concreto en el diagnóstico, antes de que lo des por hecho.
- ¿Sirve para un centro de capacitación?
- Sí, y suele encajar mejor que en un colegio, porque la parte académica pesa menos y la administrativa pesa igual.
Las demás están en las preguntas generales.